Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục hành chính.

Giảm một lần đi lại, thêm thuận lợi cho người dân

Thượng Quan là xã vùng cao, địa bàn rộng, nằm ở khu vực giáp ranh với các địa phương của tỉnh Lạng Sơn và Cao Bằng. Phần lớn dân cư trên địa bàn là đồng bào dân tộc thiểu số. Điều kiện giao thông, khoảng cách địa lý giữa các thôn với trung tâm xã khiến việc tiếp cận các dịch vụ hành chính của người dân trong xã cũng gặp những khó khăn riêng.

Tại những thôn vùng cao, xa trung tâm như Slam Coóc, Pù Pioót, từ trung tâm thôn đến trụ sở xã khoảng 80 km. Với điều kiện giao thông và đi lại thực tế, để thực hiện một thủ tục hành chính, người dân có thể phải mất trọn một ngày cho việc di chuyển. Vì vậy, đối với người dân ở những địa bàn này, việc hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu, được hướng dẫn đầy đủ, chính xác và giải quyết đúng hạn không chỉ là yêu cầu về nghiệp vụ hành chính, mà còn là cách thiết thực để giảm thời gian, chi phí và công sức đi lại cho người dân. Bên cạnh trở ngại về khoảng cách địa lý, điều kiện tiếp cận điện thoại thông minh, máy tính và mạng Internet của người dân trên địa bàn cũng chưa đồng đều. Điều này khiến một bộ phận người dân, nhất là ở các thôn xa, còn gặp khó khăn khi tự thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và vẫn cần sự hỗ trợ trực tiếp của cán bộ chuyên môn.

Xuất phát từ những khó khăn đó, UBND xã Thượng Quan nhận diện và quan tâm trong quá trình triển khai cải cách hành chính. Theo đó, thay vì chỉ tập trung vào việc “giải quyết hồ sơ đúng quy trình”, xã đặt yêu cầu cao hơn đối với đội ngũ cán bộ, công chức là hướng dẫn rõ ngay từ đầu, tiếp nhận chính xác, hạn chế tối đa việc người dân phải quay lại nhiều lần. Qua đó, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ, đưa hoạt động hành chính công đến gần người dân hơn, nhất là tại các thôn vùng cao, còn nhiều khó khăn.

Ông Phan Văn Tố, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã Thượng Quan

Theo ông Phan Văn Tố, Chủ tịch UBND xã Thượng Quan chia sẻ: Tại địa bàn vùng cao, đội ngũ công chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính không chỉ cần nắm vững quy định mà còn phải đề cao tinh thần trách nhiệm, kiên trì hướng dẫn, hỗ trợ người dân, nhất là những người chưa quen với việc thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử, “Chúng tôi xác định, nếu hướng dẫn để người dân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, giải quyết công việc nhanh chóng, hạn chế được một lần đi lại cho dân thì đó chính là hiệu quả thiết thực nhất của cải cách hành chính ở địa phương”.

Từ thuận tiện cho người dân đến thay đổi cách phục vụ

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, yêu cầu hướng dẫn tận tình, chính xác, thái độ giao tiếp chuẩn mực với người dân được xác định là một nội dung quan trọng trong thực hiện nhiệm vụ. Đội ngũ công chức luôn đặt trách nhiệm, đạo đức công vụ, kỷ luật, kỷ cương là hàng đầu, hướng dẫn người dân tận tình và chính xác khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Cùng với nâng cao chất lượng phục vụ trực tiếp, xã duy trì hoạt động ổn định của hệ thống một cửa điện tử, cập nhật hồ sơ phát sinh đầy đủ, đồng thời đẩy mạnh số hóa hồ sơ, thanh toán trực tuyến và cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Những giải pháp này góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tạo thuận lợi cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Từ đầu năm đến nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thượng Quan đã tiếp nhận 1.181 hồ hơ, trong đó 100% hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, tỷ lệ hồ sơ đúng và trước hạn đạt 98,83%.

Hiệu quả từ việc hướng dẫn, giải quyết hồ sơ kịp thời được thể hiện qua những trường hợp cụ thể, chị Triệu Thị Mến, ở thôn Ma Nòn (nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh) cho biết: Tôi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công, từ chỗ không biết, chưa hiểu về thủ tục, ở đây được cán bộ hướng dẫn cụ thể, từng bước, dễ hiểu nên hồ sơ của tôi đã được thực hiện và được trả luôn trong ngày, giúp tiết kiệm thời gian, không phải đi lại nhiều lần. Tương tự, anh Ngô Văn Nam, ở thôn Nà Ngần, thực hiện liên thông các thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi. Hồ sơ được tiếp nhận ngày 7/8/2026, có thời hạn trả kết quả ngày 17/8/2026, nhưng đã hoàn thành vào ngày 10/8/2026, sớm hơn thời hạn 7 ngày. Sau khi hồ sơ được giải quyết, công chức chủ động thông báo, hướng dẫn anh đến nhận kết quả. Theo anh Nam, các thủ tục được giải thích rõ ràng, những nội dung chưa nắm chắc đều được cán bộ hỗ trợ kịp thời, cách làm này giúp người dân chủ động hơn, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình giải quyết công việc.

Từ những trường hợp cụ thể có thể thấy, việc nâng cao chất lượng hướng dẫn, chủ động xử lý hồ sơ và thông báo kết quả kịp thời mang lại lợi ích thiết thực cho người dân. Đối với địa bàn có nhiều thôn xa trung tâm như Thượng Quan, mỗi lần đi lại được giảm bớt đồng nghĩa với việc tiết kiệm thêm thời gian, chi phí và công sức, nhất là đối với những hộ dân còn gặp khó khăn về điều kiện giao thông

Chủ động trước các thủ tục đất đai dự kiến tăng

Thời gian tới, yêu cầu đối với công tác cải cách hành chính ở Thượng Quan sẽ còn lớn hơn khi tuyến đường bộ cao tốc Bắc Kạn - Cao Bằng (đoạn qua địa phận tỉnh Thái Nguyên) đi qua địa bàn xã. Hiện xã đang lập danh sách, phối hợp tổ chức thống kê phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng. Cùng với quá trình này, các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai dự kiến sẽ tăng, bởi quyền sử dụng đất, hồ sơ đất đai và các nội dung liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích của người dân sẽ cần được rà soát, xác minh, giải quyết. Đây là nhiệm vụ mới đặt ra yêu cầu cao đối với đội ngũ cán bộ thực hiện công tác hành chính, nhất là trong lĩnh vực đất đai.

Cũng theo Chủ tịch UBND xã Phan Văn Tố, khi triển khai công tác thống kê, bồi thường, giải phóng mặt bằng phục vụ tuyến cao tốc Cao Bằng - Bắc Kạn, khối lượng hồ sơ, thủ tục liên quan đến đất đai chắc chắn sẽ tăng. Xã đang chủ động chuẩn bị, trong đó vừa đẩy mạnh số hóa hồ sơ đất đai, vừa tập trung nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính về đất đai và các lĩnh vực khác. Quan điểm của xã là phải giải quyết công việc đúng quy định nhưng đồng thời nhanh, rõ ràng, thuận tiện, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, phục vụ tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phương. Cùng với đó, xã tiếp tục cập nhật, niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính; rà soát, đơn giản hóa thủ tục; tăng cường dịch vụ công trực tuyến, thanh toán trực tuyến; nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa hồ sơ.

Với Thượng Quan, hiệu quả cải cách hành chính không chỉ được đo bằng tỷ lệ hồ sơ đúng hạn, mà còn bằng sự thuận tiện của người dân. Từ những thôn cách trung tâm hàng chục kilômét, mỗi lần đi lại được giảm bớt cũng là thêm một phần thời gian, chi phí và công sức được tiết kiệm. Đây cũng là hướng đi để Thượng Quan xây tiếp tục xây dựng nền hành chính gần dân, sát thực tiễn, lấy người dân làm trung tâm phục vụ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu cải cách hành chính trong điều kiện địa bàn vùng cao còn nhiều khó khăn./.