Việc một người sử dụng tài khoản VNeID, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của mình để nộp hồ sơ thay cho nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể gây khó khăn trong quá trình xác định chủ thể thực hiện thủ tục, tiếp nhận thông báo, bổ sung hồ sơ và trao đổi với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính. Tình trạng này cũng dễ gây hiểu nhầm về người đại diện, người trực tiếp thực hiện hồ sơ, nhất là khi phát sinh yêu cầu xác minh, sửa đổi hoặc bổ sung thông tin.

Cơ quan chức năng khuyến cáo người dân, doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công bằng tài khoản VNeID chính chủ, sử dụng đúng số điện thoại, địa chỉ thư điện tử và thông tin liên hệ của cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục.

Đối với doanh nghiệp, cần chủ động bố trí cán bộ của đơn vị trực tiếp thực hiện hoặc quản lý tài khoản dùng để nộp hồ sơ thủ tục hành chính. Cán bộ được giao nhiệm vụ cần nắm rõ quy trình, thường xuyên theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ, kịp thời tiếp nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung và kết quả giải quyết trên hệ thống. Việc giao cán bộ của doanh nghiệp trực tiếp thực hiện sẽ giúp bảo đảm thông tin kê khai chính xác, thống nhất, nâng cao trách nhiệm của đơn vị và thuận lợi trong quá trình phối hợp với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Người nộp hồ sơ thay cần đặc biệt lưu ý trách nhiệm pháp lý

Đối với các cá nhân nhận nộp hồ sơ thay, nhất là trường hợp sử dụng chính tài khoản VNeID của mình để thực hiện thủ tục cho cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác, cần nhận thức đầy đủ rằng mọi thao tác, thông tin kê khai, xác nhận và tài liệu được thực hiện thông qua tài khoản của mình đều được hệ thống ghi nhận và có thể là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác minh khi phát sinh vấn đề.

Người nộp thay có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với hành vi do mình thực hiện, thông tin do mình kê khai, xác nhận hoặc cung cấp, đặc biệt trong trường hợp kê khai không đúng sự thật, sử dụng thông tin không được phép, giả mạo hồ sơ, vượt quá phạm vi được ủy quyền hoặc thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật.

Việc sử dụng tài khoản VNeID cá nhân để nộp thay hồ sơ liên quan đến mã số thuế, nghĩa vụ thuế, hoạt động đăng ký kinh doanh, vận tải, phương tiện, giấy phép và các thủ tục phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng có thể làm phát sinh những rủi ro về xác minh chủ thể, trách nhiệm đối với nội dung kê khai và quá trình giải quyết hồ sơ. Khi có tranh chấp, sai sót hoặc vi phạm, người đã sử dụng tài khoản để thực hiện hồ sơ có thể được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình, cung cấp thông tin và làm rõ trách nhiệm liên quan.

Do đó, cá nhân không nên tùy tiện sử dụng tài khoản VNeID của mình để nộp hồ sơ thay cho nhiều cá nhân, doanh nghiệp, nhất là khi không có căn cứ ủy quyền hoặc không kiểm soát được tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp cần người khác hỗ trợ thực hiện thủ tục, cần kiểm soát chặt chẽ thông tin tài khoản, nội dung hồ sơ, thông tin liên hệ và bảo đảm việc ủy quyền, hỗ trợ thực hiện đúng quy định. Không nên để cá nhân bên ngoài tự ý sử dụng thông tin liên hệ của họ thay cho thông tin chính thức của doanh nghiệp trong quá trình nộp và theo dõi hồ sơ.

Người dân và doanh nghiệp cũng cần thận trọng khi cung cấp tài khoản VNeID, mã xác thực, thông tin cá nhân và dữ liệu của doanh nghiệp cho người khác. Việc chủ động thực hiện hồ sơ bằng tài khoản VNeID chính chủ giúp bảo đảm tính minh bạch, chính xác, đồng thời giúp người dân, doanh nghiệp trực tiếp theo dõi toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục hành chính, hạn chế trung gian, chi phí không cần thiết và những rủi ro có thể phát sinh./.